Obligations RH du dirigeant·e de PME : ce que la loi exige (et qu'on oublie souvent)

Vous avez sûrement raté quelque chose. Et vous n'êtes pas le/la seul·e.

Parmi les dirigeant·es de TPE/PME que j'accompagne en Occitanie, très peu connaissent l'intégralité de leurs obligations RH. Non pas par désintérêt, mais parce que personne ne leur a jamais expliqué clairement ce que la loi exige — et parce que ces obligations ont évolué plusieurs fois ces dernières années.

Cet article est un tour d'horizon honnête. Pas exhaustif (le Code du travail est un monument), mais ciblé sur ce que les dirigeant·es de petites structures oublient ou méconnaissent le plus souvent.

Quels sont les documents obligatoires qu'il faut avoir ?

Le registre du personnel

Obligatoire dès le premier salarié. Il doit mentionner pour chaque employé : nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d'entrée et de sortie. Il doit être tenu à jour en permanence et conservé 5 ans après le départ du salarié.

C'est l'un des premiers documents que l'inspection du travail demande. Il est souvent manquant ou incomplet dans les petites structures.

Le DUERP — Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels

Obligatoire dès 1 salarié. Il doit recenser l'ensemble des risques professionnels (physiques, psychologiques, organisationnels) et les actions de prévention associées. Il doit être mis à jour chaque année, ou à chaque changement important (nouveau poste, nouveau matériel, restructuration).

Depuis la loi du 2 août 2021, les entreprises de 11 salariés et plus doivent également établir un programme annuel de prévention basé sur le DUERP.

Les affichages obligatoires

Certaines informations doivent être affichées dans les locaux (ou accessibles à tous si travail à distance). Les principales :

• Horaires de travail
• Consignes en cas d'incendie et issue de secours
• Coordonnées de l'inspection du travail, du médecin du travail, des services de secours
• Texte des articles 222-33 et 222-33-2 du Code pénal (harcèlement moral et sexuel)
• Voies de recours en cas de discriminations
• Convention collective applicable
• Coordonnées du référent harcèlement (si plus de 250 salariés — mais bonne pratique dès 10)

Le règlement intérieur

Obligatoire dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Facultatif en dessous — mais fortement recommandé dès 10, car il encadre les règles disciplinaires et facilite la gestion des conflits.

Quels sont les entretiens que la loi impose ?

L'entretien professionnel

C'est l'obligation la plus souvent méconnue des dirigeant·es de PME.

Depuis la loi du 5 mars 2014, tout salarié en CDI ou CDD de plus d'un an doit bénéficier d'un entretien professionnel tous les 2 ans. Cet entretien n'est pas un entretien d'évaluation — il porte exclusivement sur les perspectives d'évolution professionnelle (compétences, qualification, formation).

Il est obligatoire aussi à chaque reprise après : congé maternité, congé parental, arrêt longue maladie, congé sabbatique, mandat syndical.

Le bilan à 6 ans : tous les 6 ans, l'entretien professionnel prend la forme d'un bilan. Ce bilan vérifie que le salarié a bénéficié de ses entretiens, d'au moins une formation non obligatoire, et d'une progression salariale ou professionnelle. Si ces trois conditions ne sont pas réunies dans les entreprises de 50 salariés et plus, le compte CPF du salarié doit être abondé de 3 000 €.

L'entretien annuel d'évaluation

Contrairement à ce que beaucoup pensent, l'entretien annuel n'est pas une obligation légale dans la plupart des entreprises. Il peut être imposé par la convention collective ou par un accord d'entreprise — mais pas systématiquement par la loi.

Il reste cependant fortement recommandé : c'est un outil de management, de fidélisation et de prévention des conflits. Et c'est une trace écrite précieuse en cas de procédure disciplinaire ou de licenciement.

Quelles sont les obligations liées au recrutement ?

Dès que vous embauchez, plusieurs obligations s'imposent :

La DPAE — Déclaration Préalable À l'Embauche

Elle doit être transmise à l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant l'embauche, au plus tard la veille. Elle est obligatoire pour tout nouveau salarié, même un CDD d'un jour. L'oubli peut entraîner des sanctions pour travail dissimulé.

Le contrat de travail

Un CDI peut théoriquement être oral (sauf exception), mais un contrat écrit s'impose :

• Pour tous les CDD (obligatoire, remis dans les 2 jours ouvrables après la prise de poste)
• Pour les contrats à temps partiel (la durée hebdomadaire doit être précisée)
• Pour les alternants

Le contrat doit mentionner le poste, la rémunération, la durée du travail, la période d'essai, la convention collective, et — idéalement — une description des missions.

La période d'essai

Sa durée est encadrée par la loi et par la convention collective. Elle ne peut pas être renouvelée sans accord exprès du salarié et autorisation de la convention. Toute rupture de période d'essai doit respecter un délai de prévenance — sans quoi elle peut être requalifiée.

La visite médicale d'embauche

Depuis 2017, la visite d'information et de prévention remplace la visite médicale obligatoire initiale pour la plupart des postes. Elle doit avoir lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste (avant pour les postes à risque).

Que se passe-t-il en cas de contrôle ou de contentieux ?

L'inspection du travail peut se présenter à tout moment, sans préavis, dans vos locaux. Elle a accès à tous vos documents RH et peut interroger vos salariés.

En cas de manquement constaté :

• Observation : mise en demeure de régulariser sans sanction immédiate
• Mise en demeure formelle : avec délai de régularisation
• Procès-verbal : transmis au procureur de la République, pouvant entraîner des amendes ou poursuites pénales

Au prud'hommes, les litiges RH sont fréquents et souvent évitables. Un licenciement mal documenté, une période d'essai mal rompue, un entretien professionnel manqué — chacun de ces points peut devenir un levier pour l'employé qui saisit le conseil.

La protection est simple : la traçabilité. Tout ce qui est écrit, daté et signé est une protection. Tout ce qui reste oral ou informel est une exposition.

Comment un·e consultant·e RH vous sécurise ?

Un·e consultant·e RH ne se substitue pas à votre avocat·e en droit social. En revanche, il ou elle peut :

• Identifier vos expositions actuelles (audit RH)
• Mettre en place les documents et process manquants
• Vous former sur vos obligations et les évolutions légales
• Rédiger ou faire réviser vos contrats types, règlement intérieur, procédures disciplinaires
• Vous accompagner dans les situations délicates (licenciement, inaptitude, conflit) pour éviter les erreurs de procédure

En Occitanie et dans l'Hérault, je travaille régulièrement avec des PME qui n'avaient jamais eu de suivi RH structuré. Le point de départ est toujours le même : comprendre où vous en êtes. Ensuite, on décide ensemble de ce qu'on fait.